POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Objet et périmètre
La présente politique explique comment RM CONCIERGERIE traite les données à caractère personnel dans le cadre du site www.rm-group.fr, de ses différents pôles d'activité et des échanges concernant ses services, projets, candidatures, partenariats et propositions de collaboration.
Elle s'adresse notamment aux visiteurs, prospects, clients, partenaires, prestataires et personnes proposant une candidature ou une collaboration.
Les sites, plateformes et services tiers accessibles depuis le site peuvent réaliser leurs propres traitements de données personnelles. Les utilisateurs sont invités à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
RM CONCIERGERIE
Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU)
Capital social : 1 500 euros
RCS Paris : 983 605 049
SIREN : 983 605 049
SIRET : 983 605 049 00011
TVA intracommunautaire : FR81983605049
Siège social : 60 rue François Ier, 75008 Paris France
Contact relatif aux données personnelles : contact@rm-group.fr
RM GROUP est une identité commerciale et de présentation exploitée par RM CONCIERGERIE et ne constitue pas une personne morale distincte.
Les marques, identités commerciales et pôles d'activité présentés sous RM GROUP ne constituent pas, du seul fait de leur dénomination, des responsables de traitement juridiquement distincts de RM CONCIERGERIE.
Données traitées
Selon votre demande, votre relation avec RM CONCIERGERIE et les services utilisés, les données traitées peuvent notamment comprendre :
Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, entreprise, fonction et adresse postale lorsque celle-ci est nécessaire.
Contenu des messages, pièces jointes, demandes formulées, besoins exprimés et historique des échanges.
Devis, contrats, commandes, prestations, informations nécessaires à leur exécution, facturation, règlements et réclamations.
CV, portfolio, profils professionnels ou publics pertinents, compétences, disponibilités et informations nécessaires à l'étude de la proposition.
Photographies, vidéos, enregistrements vocaux et informations strictement nécessaires à la réalisation du projet concerné.
Adresse IP, navigateur, type d'appareil, système d'exploitation, dates et heures de connexion, journaux techniques et informations issues des traceurs effectivement utilisés.
Seules les données adéquates, pertinentes et nécessaires au regard de la finalité poursuivie doivent être communiquées.
Il est demandé aux utilisateurs de ne pas transmettre spontanément de données sensibles ou de documents personnels sans rapport avec leur demande.
Les champs obligatoires sont identifiés lors de la collecte. L'absence d'une information nécessaire peut empêcher RM CONCIERGERIE de traiter la demande ou d'exécuter le service concerné.
Les autres champs sont facultatifs.
Pourquoi et sur quelles bases utilisons-nous vos données ?
| Utilisation | Base légale |
|---|---|
| Répondre à une demande de devis ou préparer une prestation sollicitée par une personne pour elle-même | Mesures précontractuelles prises à sa demande |
| Répondre aux demandes générales | Intérêt légitime à traiter les sollicitations reçues |
| Échanger avec les représentants d'entreprises | Intérêt légitime à gérer les relations professionnelles |
| Exécuter un contrat conclu avec la personne concernée | Exécution du contrat |
| Gérer la facturation et les obligations comptables ou fiscales | Obligation légale |
| Assurer le fonctionnement et la sécurité du site | Intérêt légitime à fournir et sécuriser le site |
| Étudier une candidature ou une proposition de collaboration | Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne et, selon le contexte, intérêt légitime |
| Conserver un dossier afin de proposer de futures opportunités | Consentement lorsqu'il est requis à cette fin |
| Gérer les relations avec les partenaires et leurs interlocuteurs | Exécution du contrat ou intérêt légitime selon la situation |
| Effectuer de la prospection commerciale | Consentement ou intérêt légitime dans les situations légalement autorisées |
| Gérer les réclamations et défendre des droits | Intérêt légitime à prévenir et résoudre les différends et défendre les droits de RM CONCIERGERIE |
| Traiter les demandes d'exercice des droits RGPD | Obligation légale |
Lorsqu'un traitement repose sur l'intérêt légitime, RM CONCIERGERIE tient compte de la nature du traitement ainsi que des droits, intérêts et attentes raisonnables des personnes concernées.
Les traitements réalisés au moyen de cookies ou autres traceurs sont précisés à l'article 09.
Communications commerciales
La prospection électronique adressée aux particuliers repose sur leur consentement préalable lorsque celui-ci est requis par la réglementation, sous réserve des exceptions légales applicables, notamment dans certaines relations avec des clients existants concernant des produits ou services analogues.
La prospection adressée à des professionnels peut, dans les situations légalement admises, reposer sur l'intérêt légitime lorsque la sollicitation présente un rapport avec leur activité professionnelle et qu'ils ont été correctement informés.
Toute personne peut s'opposer à la prospection dans les conditions prévues par la réglementation.
Chaque communication électronique concernée comporte un moyen simple permettant de se désinscrire ou de s'opposer aux communications futures.
Vous pouvez également exercer votre opposition gratuitement en écrivant à : contact@rm-group.fr.
Une demande de renseignement, de contact ou de devis ne constitue pas, à elle seule, un consentement à recevoir une newsletter lorsque celui-ci est légalement requis.
Origine des données et destinataires
Les données proviennent principalement :
- •directement de vous ;
- •de vos échanges avec RM CONCIERGERIE ;
- •de votre utilisation du site ;
- •des informations que vous transmettez dans le cadre d'une prestation, candidature ou collaboration.
Certaines informations professionnelles peuvent également provenir d'un partenaire, d'une mise en relation ou d'une source publiquement accessible et pertinente.
Le caractère public d'une information n'autorise pas pour autant toute réutilisation de celle-ci.
Lorsque des données n'ont pas été collectées directement auprès de vous, RM CONCIERGERIE fournit les informations requises par le RGPD dans les conditions et délais prévus par celui-ci, sauf exception légale.
Les données peuvent être accessibles, dans la stricte limite du nécessaire :
- •aux personnes habilitées de RM CONCIERGERIE ;
- •aux prestataires d'hébergement, de maintenance, de messagerie, de stockage et de gestion ;
- •aux professionnels participant à une prestation ou mise en relation demandée ;
- •aux prestataires de paiement et de comptabilité ;
- •aux conseils professionnels et assureurs concernés ;
- •aux plateformes ou partenaires lorsque leur intervention est nécessaire au service demandé et que la transmission est légalement permise ;
- •aux autorités administratives ou judiciaires compétentes lorsque la loi l'exige.
RM CONCIERGERIE ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs.
Les prestataires agissant pour le compte de RM CONCIERGERIE en qualité de sous-traitants sont encadrés conformément aux exigences applicables du RGPD.
Les tiers déterminant eux-mêmes les finalités et moyens de leurs traitements demeurent responsables de leurs propres traitements.
Hébergement et transferts internationaux
Le site est hébergé par :
Hébergement Web Canada (WHC)
7250 rue Clark, bureau 301
Montréal (Québec) H2R 2Y3, Canada
L'utilisation d'un hébergeur, d'une plateforme ou d'un autre prestataire situé hors de l'Espace économique européen peut entraîner un transfert international de données.
Lorsqu'un tel transfert est réalisé, RM CONCIERGERIE veille à ce qu'il repose sur un mécanisme autorisé par le chapitre V du RGPD.
Selon la situation, celui-ci peut notamment reposer sur :
- •une décision d'adéquation applicable de la Commission européenne ;
- •des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
- •ou un autre mécanisme juridiquement reconnu.
Lorsqu'une décision d'adéquation est invoquée, elle doit effectivement couvrir le pays, l'organisation et le traitement concernés.
À défaut, des garanties appropriées sont mises en œuvre et, lorsque nécessaire, accompagnées des vérifications et mesures complémentaires adaptées.
Vous pouvez obtenir des informations relatives aux garanties applicables à un transfert concernant vos données en écrivant à : contact@rm-group.fr.
Durées de conservation
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant une durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Certaines données peuvent ensuite faire l'objet d'un archivage intermédiaire avec un accès limité lorsqu'une obligation légale ou la nécessité de constater, exercer ou défendre un droit le justifie.
| Catégorie | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes générales sans suite commerciale | Temps nécessaire pour répondre et clôturer la demande ; conservation supplémentaire uniquement lorsqu'elle est justifiée |
| Prospects utilisés pour la prospection | Jusqu'à 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect |
| Clients utilisés pour la prospection | Pendant la relation commerciale puis jusqu'à 3 ans à compter de sa fin ou du dernier contact pertinent |
| Dossiers de candidature conservés pour de futures opportunités | Jusqu'à 2 ans après le dernier contact lorsque cette conservation est justifiée et réalisée sur une base juridique appropriée |
| Données nécessaires à une prestation | Pendant la relation contractuelle puis archivage des seuls éléments nécessaires conformément aux obligations légales et délais de prescription |
| Pièces comptables et justificatifs soumis à l'obligation de conservation | 10 ans conformément aux règles comptables applicables |
| Informations nécessaires au respect d'une opposition à la prospection | Conservation limitée à ce qui est nécessaire pour garantir le respect de l'opposition |
| Justificatif éventuellement demandé pour vérifier une identité | Temps strictement nécessaire à la vérification, sauf nécessité légale particulière |
| Journaux techniques et de sécurité | Durée proportionnée à leur finalité et aux besoins documentés de sécurité |
| Choix d'acceptation ou de refus des cookies | En principe 6 mois, conformément à la bonne pratique recommandée par la CNIL, sous réserve d'une durée adaptée au contexte |
| Traceurs effectivement déposés | Durée déterminée selon leur finalité et indiquée dans le dispositif de gestion des cookies |
Une relance envoyée uniquement à l'initiative de RM CONCIERGERIE ne constitue pas nécessairement un nouveau contact émanant du prospect permettant de prolonger automatiquement la conservation.
Les données nécessaires à un contentieux peuvent être conservées pendant la durée du dossier et les délais légaux applicables.
À l'issue de leur durée de conservation, les données sont supprimées ou anonymisées lorsqu'aucune conservation supplémentaire n'est légalement justifiée.
Candidatures, image et voix
Les documents et informations transmis dans le cadre d'une candidature ou d'une proposition de collaboration sont utilisés afin d'étudier cette proposition et d'assurer les échanges correspondants.
La simple transmission d'une photographie, d'une vidéo ou d'un enregistrement sonore ne constitue pas, à elle seule, une autorisation générale de publication, de reproduction ou d'exploitation commerciale.
Lorsque l'utilisation de l'image, de la voix ou d'une prestation nécessite une autorisation particulière, celle-ci fait l'objet d'un cadre approprié précisant notamment les usages autorisés.
Les informations particulières nécessaires à un casting, une production ou une collaboration sont limitées aux besoins du projet.
Une information complémentaire est fournie lorsque la nature du traitement le nécessite.
Données sensibles et mineurs
RM CONCIERGERIE n'a pas vocation à collecter, au moyen de ses formulaires généraux, les catégories particulières de données visées à l'article 9 du RGPD, notamment les données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale ainsi que certaines données génétiques, biométriques, de santé ou relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle.
Les utilisateurs sont invités à ne pas transmettre spontanément de telles informations lorsqu'elles ne sont pas nécessaires.
Lorsqu'un traitement de données relevant de l'article 9 du RGPD devient exceptionnellement nécessaire, celui-ci n'est mis en œuvre que lorsqu'une base juridique et une condition permettant légalement ce traitement sont réunies, avec les garanties appropriées.
Le site n'est pas spécifiquement destiné aux enfants.
Lorsqu'un projet concerne un mineur, RM CONCIERGERIE adapte les informations et formalités à la situation et recueille, lorsque la réglementation l'exige, les autorisations nécessaires auprès du ou des représentants légaux.
Intelligence artificielle et décisions automatisées
La présence sur le site de visuels créés, modifiés ou retouchés au moyen d'outils d'intelligence artificielle ne signifie pas que les données personnelles des visiteurs sont automatiquement transmises à ces outils.
Tout traitement de données personnelles au moyen d'un système d'intelligence artificielle doit respecter les principes applicables en matière de protection des données, notamment :
- •finalité déterminée ;
- •minimisation des données ;
- •confidentialité ;
- •sécurité ;
- •transparence ;
- •encadrement des prestataires ;
- •règles relatives aux transferts internationaux lorsqu'elles sont applicables.
À la date de la présente politique, RM CONCIERGERIE ne prend pas, par l'intermédiaire du site, de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant une personne ou l'affectant de manière similaire et significative au sens de l'article 22 du RGPD.
Si une telle pratique devait être mise en œuvre ultérieurement, les personnes concernées recevraient préalablement les informations et garanties requises par la réglementation.
Sécurité des données
RM CONCIERGERIE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées et adaptées aux risques afin notamment :
- •de limiter les accès non autorisés ;
- •de sécuriser les outils et systèmes ;
- •de protéger la confidentialité des données ;
- •de prévenir leur perte, destruction, altération ou divulgation non autorisée ;
- •de gérer les incidents de sécurité.
Toute violation de données personnelles est documentée en interne.
Lorsqu'une violation est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, elle est notifiée à la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, au plus tard 72 heures après que RM CONCIERGERIE en a pris connaissance.
Lorsqu'une violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci sont également informées dans les meilleurs délais, sauf lorsqu'une exception prévue par la réglementation s'applique.
Vos droits
Dans les conditions prévues par la réglementation et selon le traitement concerné, vous pouvez notamment :
- •accéder à vos données et en obtenir une copie ;
- •demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
- •demander l'effacement de vos données lorsque les conditions légales sont réunies ;
- •demander la limitation d'un traitement ;
- •vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
- •vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale ;
- •demander la portabilité de certaines données lorsque les conditions légales sont réunies ;
- •retirer votre consentement à tout moment lorsqu'un traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement réalisé avant ce retrait ;
- •définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès dans les conditions prévues par la législation française ;
- •introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Certains droits peuvent être limités lorsque la réglementation le prévoit, notamment en présence d'une obligation légale ou lorsque la conservation de certaines informations demeure nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Par courriel : contact@rm-group.fr
Par courrier : RM CONCIERGERIE, 60 rue François Ier, 75008 Paris France.
Votre demande doit comporter les informations nécessaires pour identifier le traitement et le droit que vous souhaitez exercer.
Un justificatif d'identité n'est demandé qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité et uniquement dans la mesure nécessaire à cette vérification.
Une réponse est apportée dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.
Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. La personne concernée est alors informée de cette prolongation et de ses motifs dans le délai initial d'un mois.
L'exercice des droits est en principe gratuit, sous réserve notamment des règles applicables aux demandes manifestement infondées ou excessives.
Réclamation et mise à jour
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :
Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)
Vous pouvez préalablement ou parallèlement contacter RM CONCIERGERIE : contact@rm-group.fr.
La présente Politique de confidentialité peut être actualisée afin notamment de tenir compte :
- •d'une évolution des traitements ;
- •d'une modification du site ;
- •d'une évolution des services ;
- •d'une évolution législative ou réglementaire ;
- •des recommandations des autorités compétentes.
La date de dernière mise à jour figure en tête du document.
Lorsqu'une modification nécessite une information particulière des personnes concernées ou le recueil d'un nouveau consentement, RM CONCIERGERIE met en œuvre les mesures appropriées.